這樣工作更有效率!首先,把呼吸練習好,專注力自然提高…

2016-08-10 07:30

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配合九十分鐘周期,先做最重要的事

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不只電子郵件會讓人分心,我們自己也創造了無數的干擾,例如在很多工作之間跳來跳去、對別人有求必應、電腦上一次開太多個視窗,以及只看到眼前最急的工作、無暇思考自己正在做的是不是最重要的事。我們想待在浪頭上、害怕落後,所以總是對外界的需求來者不拒,卻無法好好規畫自己的時間,朝著目標前進。

假設有一天你真的可以拒絕干擾,一次專心做一件事,還是有一個大問題要解決,那就是:你該把注意力放在哪裡?這是我們會問每個客戶的問題,因為他們鮮少問自己這個問題。被我們這麼一問,大家通常會很不自在,然後一陣沈默。大部分的人基本上都不會花時間去想這個問題,你呢?你最應該把注意力投資在什麼事情上?思考片刻後,我們大多數客戶都會得出差不多的答案:在可能的情況下,我應該要把注意力放在最重要的事情上。

很顯然的,按照事情的輕重緩急排出先後順序—長遠來看最有價值的事最優先—似乎不是人類的本能,而是需要經過刻意思考才會發生的。所以,我們應該空出時間來思考並安排優先順序,而不是想到什麼就做什麼,或是電腦螢幕跳出什麼就接來做。

我們發現,成效最好的習慣是「先做最重要的事」。我們的客戶會自行決定怎麼設計這個習慣,但基本要素是一樣的。第一步是,決定每天最重要的事是什麼。這通常應該在前一天晚上先想好,若是比較長期的案子,則應該在一周開始時先決定好。我們大部分客戶都發現,要讓這個習慣發揮最大效果,最好是每天一進辦公室的第一件事,就是做這件最重要的事,因為各種干擾和讓人分心的事總會隨著時間愈積愈多。而且,大多數人都是在早上比較有精神,然後漸漸流失處理艱難工作所需的能量。

無論什麼習慣,「明確性」都是最重要的成功要素。也就是說,不只要設定一個明確的開始時間,結束時間也要很明確,期間最好不要超過九十分鐘。不論你選擇哪一個時段,重點是全神貫注。時間最好不要少於四十五分鐘,因為光是集中注意力就需要花一點時間,尤其是面對困難度高的工作。另外,減少可能的干擾也很重要,例如關閉電子郵件、不接聽電話,也讓其他人知道除非真的有急事,暫時不要打擾你。最後,設定的結束時間到了後,要讓自己休息一下。如果你是真的全神貫注在難度很高的工作上,結束後應該會覺得心神俱疲,渴望能夠休息片刻、消除疲勞。

我們許多客戶都很驚訝這個習慣竟是如此有效。這麼做,讓人確保每天都把時間投資在最重要、最困難的事情上。此外,它也有提振精神的效果,因為每天都以最專注、最有生產力的方式揭開序幕,讓你在接下來的一天中得以安心面對其他可能發生的事—畢竟,無論如何,你今天都已經完成了很重要的工作。

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