開會沒效率,根本浪費彼此生命!專家教你用3步驟,快速提升會議效能

2020-11-21 09:30

? 人氣

說到遠距工作時,除了「溝通」外,另一個問題是「會議」。說到「會議」,不管是集中團隊或者是遠距團隊。大家都很痛恨「會議」。為什麼?

不當開會方式,遠距工作後只會讓會議更多

大家需要會議的原因,是要提升效率,減少重複工作,但是絕大多數公司裡的會議,反而卻是工作上最大的效率殺手。

這就形成了一個弔詭的現象:我們需要提升效率,所以才要開會。但是開會,又造成了公司的效率嚴重下降。

我有個讀者,在我動手寫這本書之前,就希望我救救他,他認為開會才是他面對的最大問題。他說:「公司實行遠距工作之後,別說協作了,每天佔用他最大部分的時間,就是開會,每天光開會就飽了,還做什麼事?」

是的,原先開會就很慘烈了,更別說還要加上「遠距」了!

而且雪上加霜的還是這個:

原先辦公室 . 轉頭就能達成的溝通,因為在實行遠距後,不是擠進了「遠距會議」,就是這個溝通變成了另外一個「會議本身」!

會議是用來表決成果,評估未知風險用的

會議之所以變成所有人的夢魘。其實歸根究底,是因為絕大多數的人,根本不懂如何有效的開會。甚至誤會開會的目的。

我們開會,是為了「產生有效的結果」,而很多人卻誤以為開會是拿來發表「自己不成熟的想法」用的。

這就是為什麼絕大多數公司的會,都很慘烈。沒有人「負責任的節省大家的時間」,反而是「大量的在浪費彼此時間」。

所以,接下來我想要聊聊,真正要有效的開會,必須把握的關鍵原則。

其中最重要的就是,會議是拿來表決的,不是拿來討論的

這就意味著。在開會之前,每個人就必須準備幾個可能的「解決方案」。

而大家出席會議的目的,是在會議當中依據每個人各自掌握的不同訊息,去挖掘出可能的潛在風險,有效表決、妥協、組合彼此的方案,拼接成有效的成果,

這件事,我再強調幾遍都不為過:

會議是用來表決成果用的。
會議是用來表決成果用的。
會議是用來表決成果用的。

會議前,就應該先完成可靠的解決方案

以前我在網路公司時,最恨跟那些所謂「專案經理」開會,我甚至認為他們是世界上最不負責任的工作者。他們把會議美其名叫做:「發想、頭腦風暴」,實際上他們根本不做事前功課、事前調研,卻在會議上面信口開河,幻想畫餅,好像技術部門實作這些功能都不需要任何成本。

有時候,甚至這些產品會一開,就要開上三天到一個禮拜,而會議結論,卻是程式設計師三分鐘就能寫下來的用戶故事,或者是根本無法實作出來的功能。

最氣人的是,因為它們開會的結果如此的不靠譜,於是「專案經理」不甘示弱,認為程式設計師意見這麼多,不如跟他們一起開會,好一起參與「辛苦的決策過程」,不要在事後再唧唧歪歪。

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章