辦公桌/書桌總像颱風掃過?整理好也維持不了3天?現在開始培養的整理習慣3步驟

2017-08-25 17:33

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有報導指出,桌面越亂的人創造力越強,你剛好也是如此嗎?倘若創造力沒有跟著桌面的凌亂度成正比,那或許別再催眠自己,是時候該解放你的辦公桌了!

常常看到有些人將一堆的筆記、書面資料、便條紙通通散落在辦公桌的各個角落,越積越多堆得跟山一樣高,哪天突然想找一份文件,就得像愚公一樣慢慢挖山;若你建議「愚公」清理一下土推時,他的做法往往是拿個 L 夾把紙張通通扔進去!

只達到最表層的「看似有整理」並不是真正的整理,因為實際上你還是無法掌握 L 夾內的資訊,並在你需要時隨時提取、傳遞給他人;我們要練習「整理術」就是為了達到這個目的,這篇文章會介紹我是怎麼從整理的觀念養成,最後如何透過整理,提升生活的品質!

首部曲心法養成:什麼都想留=什麼都留不住

通常製造文件山、不善整理的人,內心會有一個隱藏設定,就是:「覺得每份文件都重要,所以全部留下來」實際上這個「將來」是幾天?幾個月?還是幾年?在他們心中也許是沒有答案的;整理不能僅止於表象之外,更不能有什麼都想留的想法,因為「什麼都留=什麼都留不住」,一兩張紙還好,但如果你堆積到跟山一樣高,就會發生開頭我們說的「找不到想要的資訊」這種問題。

像這類「零碎的資訊、紙張」該如何開始整理呢?我建議用數位化的方式進行,推薦你用 Evernote、OneNote 等專業筆記應用軟體,或是最陽春的手機自帶備忘錄 App,順手拍張照就將資料保存成筆記,並寫下這份資料的用途、你附加的想法、或是加上「提醒事項」與「確認框框」,為你的下一步行動做準備。

同時你要善用筆記軟體都會有的「搜尋」、「標籤」、「分類」等功能,將這些零散的資訊歸檔,養成「隨時隨地,想到就記」的習慣,而不要拖延到疊成山了才開始整理。有些人會說這很難啊!我們下一節就來講講怎麼養成整理的習慣。

二部曲:設定自己的「內心整理契約」

使用整理工具並不難,難的是如何開始,我的做法是設定一個「內心整理契約」,先選定一個每天都會接觸到的小空間做起點;例如「辦公桌」,契約內容是:「規定下班前 5 分鐘,要把自己的辦公桌淨空,連一張紙都不能留,如果做不到就不能打卡下班!」

就這樣持續兩週,你會發現自己為了更早下班,會開始養成淨空的習慣,甚至不想拖到 5 分鐘,平時使用辦公桌時就會盡可能的避免弄亂、或隨手亂扔文件,由「空間整理」延伸到「時間管理」,好的整理習慣是會同時帶來兩大益處的!

接著就是將整理的「契約範圍」擴大,從自己的寢室、客廳、廚房、甚至是廁所都簽訂一份契約,久而久之會發現自己的生活步調變得高效、簡潔,原本整理的時間從 5 分鐘變成 30 秒(因為平常就不怎麼會弄亂了),因為契約帶來的改變,你會空出超多「零碎時間」能拿去做多更有意義的事:例如打開 Hahow 學習兩個單元的知識、或是多打兩場《傳說對決》(笑)。

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