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20171031-SMG0035-快訊小紅條兒

超基本、能做好印象就會大加分!學校不教,但你一定要會的email信件禮儀!

2018-11-15 16:39

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一封信件的好壞,能讓合作夥伴上天堂或者入地獄,你的信件總是像封萬言書,又或者沒頭沒尾讓人摸不著頭緒嗎?八個書信禮儀的訣竅,讓我們一起從信件開始,展現專業的職場態度!

★一手掌握熱門話題

最近收到一封信,大約是這樣的內容:「我們公司想要拓展某方面的業務,我們公司一直以來在市場上致力推廣⋯⋯(文長後略),想知道找你合作報價多少?」後面就沒了,連自己的名字都沒有介紹,因此看完後我只好婉拒了;或許你也收過這樣的信件,又或者可能曾經不小心犯過這樣的錯誤,一封落落長的信件,得在字裡行間找重點,信件禮儀的缺乏,又讓人看了有些難受?

信件禮儀可能影響一次合作機會的成功與否,亦可能因此多一位朋友,或是讓自己的專業度提升,因此人人都應該學會怎樣寫商業書信,接下來我會將一份完整的商務郵件切成幾個環節,手把手的教你怎樣才能寫出一封好的郵件!

一. 請在「主旨」就把話講完

簡單扼要的信件主旨,除了能幫對方節省時間,一看標題就知道寄信的目的,還能吸引對方在茫忙的信海中注意到你的郵件;舉一個非常鮮明的例子:求職信。通常 HR 的信箱打開來幾乎都是一片人力銀行的自動轉寄信,如果要在其中脫穎而出,只要在標題下點功夫:

(圖/Hahow好學校提供)
(圖/Hahow好學校提供)

看出差別了吧!與人力銀行截然不同的格式寫法,開頭先註明來信者是誰、並直接指名應徵對方公司某項職位,表明自己的「來意」,最後的殺招是:「感謝您撥冗閱讀」這幾個字格外有禮貌,給人的感覺比我家樓下早餐店的大嬸還要親切,害我都想跟你點份火腿蛋加大冰奶了。

二. 視彼此交情,調整稱謂與問候

首先開頭別再 Dear 來 Dear 去了,問候語的選定可視「親密度」來使用(而且 Dear 其實有點「老套」了),可以的話請直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可,例如:江校長您好、林老師您好。

如果跟對方的關係夠好、或是對方是平輩,在開頭可改成「Hi」,例如:「Hi 小蛙老師!」但如果彼此已經非常熟了,甚至是很親切的合作關係與交情,可以用「Hey!」也沒問題的;上次有位老師回信給我,就直接以:「Hey 子威!」作為開頭,整個親切到爆表啊!

三. 不拖泥帶水,且明確分段

開頭第一段請先講完重點,對方如果很忙,看第一段就知道這封信跟他有什麼關係,例如要交代什麼、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西;千萬別寫的落落長,盡量在三段內就講完所有的事,也可以參考推特的字數上限設計,每段盡量不要超過 140 個字,因為寫 E-mail 不是寫文章,真的有很多事要交代,就直接打個電話吧!

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