開完會後,你還記得多少重點?學會聰明筆記法,快速掌握會議重點,還能讓開會效率加倍!

2018-04-09 14:00

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上班族在職場上奮鬥,很多時候需要透過團隊合作,跟同事、客戶共同商量公事。在動輒一、兩小時的會議過程中,我們時常會激盪出許多想法,透過反覆的討論,才能擬出最終結論,但某些會議經常一次討論多個項目,所產生的結論也會有很多個,甚至是產生了數個方案,需待第二次會議時才能進一步討論,這個時候若沒有使用筆記幫助記憶,或是抄寫得雜亂無章,看都看不懂,會議所花費的時間可是白白浪費掉了。

筆記不是有寫就好,善用康乃爾筆記法「速記」重點

所謂的筆記,絕不是把所有內容逐字寫下來就好,這樣的方式不僅很浪費時間,也很容易漏聽書寫時討論的其他內容,更無法幫助思考與記憶,最好的方式,應該是速記簡單易懂的重點即可,只要運用康乃爾筆記法就能輕鬆做到。

康乃爾筆記法,源自於康乃爾大學沃爾特·波克教授於1940年代提出的一種筆記方法,將紙張劃分為三個區塊,分別為筆記欄、索引欄及總結欄。

康乃爾筆記法
 

在使用此筆記法時,通常會建議使用全空白的紙張,較能自由書寫任何形式的內容。在會議開始前,先將空白紙區分為如上圖的三個區塊,書寫時以右方筆記欄為主,將聽到的內容簡單地寫在筆記欄位,並且將此欄內容的關鍵字或短標題,寫在左方索引欄,最後等與會者討論出共識後,將自行消化後的重點及確定要執行的項目,記錄在底下的總結欄位,以一、兩句話表示即可,整個頁面呈現將會簡單而清晰,有效幫助思考與記憶。

康乃爾筆記法的效果能否完全發揮,其實也跟手邊工具有很大的關聯,一般人常使用難以完全攤平,或是尺寸較小的膠裝筆記本,這種筆記本非常不利於速寫場合,需要邊寫邊用手壓平本子,或是拿筆的手掌壓在內頁邊緣與桌面間,難以找到書寫時的支撐點,如果臨時想與其他與會者分享,也很難把頁面撕得整齊漂亮。

(示意圖/Pixabay)
(示意圖/Pixabay

來自荷蘭的NoteBook Modular磁性活頁筆記本,是目前相當有人氣的筆記神器,靈活的設計能避免上述讓人尷尬的問題,還能兼具環保,以往許多上班族也會使用印壞的影印紙,自行以長尾夾裝訂成筆記本,但如此一來不僅翻頁困難,也不容易收納成冊,NoteBook Modular最大的特色,在於以磁力緊扣紙張,打開時能完全攤平,書寫時相當流暢,還能收納各類會議文件,最多共可收納約100張一般厚度的影印紙。

NoteBook Modular能以磁力緊扣筆記紙及會議文件。(圖/玩轉科技提供)
NoteBook Modular能以磁力緊扣筆記紙及會議文件。(圖/玩轉科技提供)
可完全攤平的設計,以及大尺寸書寫區域,讓抄寫筆記的過程變得相當流暢。(圖/玩轉科技提供)
可完全攤平的設計,以及大尺寸書寫區域,讓抄寫筆記的過程變得相當流暢。(圖/玩轉科技提供)

除了書寫類的基本運用之外,NoteBook Modular還有其他更多元的用途。如果遇到跟客戶開會的場合,一般人會攜帶名片進入會議室,以便與客戶交換,這種時候把手上的筆記本、原子筆及相關文件擱到桌面,再從口袋或名片夾掏出名片,看起來實在很不俐落,NoteBook Modular在內部設計了可放置名片的收納夾,只要翻開筆記本,就能輕鬆拿出名片,連原子筆都有專屬收納夾層,進入會議室不再手忙腳亂。若臨時需要分享手稿給客戶,也能立即打開磁扣將手稿卸下,專業度滿分。

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