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你是句點王、應酬很怕說錯話?上班族必學說話術,讓你職場溝通無往不利!

你是個會說話的人嗎?在通訊軟體當道的時代,許多人都依賴訊息溝通,在與重要對象談話時,送出訊息前還能斟酌一下遣詞用字,但如果是面對面談話,經常會因為不擅長溝通,容易在言談間詞窮,甚至是「講錯話」讓對方感到尷尬,跟朋友之間倒是無傷大雅,但若是在職場上商量公事,很有可能就因為「不會說話」,影響到他人對自己的印象,甚至讓公司丟了一張重要訂單。

不會說話不如「少說」,善用小技巧就能讓對方滔滔不絕

如果怕自己口拙誤了大事,不如就「少說」一點,讓對方自己滔滔不絕的說下去吧!像是剛到新環境時,不免需要跟週遭人打好關係,在「有初步認識,卻又沒有太熟悉」的狀況下,拚命找話題聊天很有可能只得到簡短回答,讓氣氛冷場,甚至還有可能誤踩對方地雷。

(示意圖/Unsplash)
怕自己口拙誤了大事,不如就「少說」一點。(示意圖/Unsplash

日本節目製作人越智真人曾在《聊不停的聰明問話術》一書中提到:「讓對方盡興說,才是溝通。」透過技巧性的提問,讓對方主導90%的對話內容,就能讓對話不斷延伸下去。提問時,盡量避免提出自己也難以回答的問題,且回答方式愈不侷限愈好。

例如在詢問:「您是哪裡人?」時,對方回答完地名就會結束話題,但若改問:「您一直住在台北嗎?」回答或許就能更豐富,比方說:「不,我是台中人,只是從家鄉上來台北工作。」、「我是土生土長的台北人,但因為父母工作的關係,也曾經住過宜蘭。」如此一來就能將話題從回答中延伸。當然,這只是最初階的對話技巧,越智真人在此書中還以圖解的方式,模擬各種對話情境,傳授更多實用技巧,適合剛踏入社會的新鮮人閱讀。

(圖/廠商提供)
(圖/廠商提供)

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如果是不得不說話的場合,就考驗個人臨機應變的能力了。在說話大師大谷由里子所撰寫的《臨場說話的技術》中,就有舉出幾個例子,例如工作上被人委託難以回絕的事情,對方又客氣地送上心意,這時候如果臨機應變的能力好,就可以幽默地用「如果是一億元我就收,三十萬實在是收不下去啊!」來回絕,既不會讓場面變得尷尬,說不定還能笑著結束話題。

至於其他更生活化的例子,像是許多業務朋友應該常會在天災之後,收到客戶關心的訊息,若能巧妙地說出:「我住在那裡怎麼可能會沒事?不過,如果你能下單就是對我最好的鼓勵!」或許對方也會乾脆開玩笑回應:「當然沒問題!」日後客戶再次想起這段對話,可能也真的會願意多加考慮。

(圖/廠商提供)
(圖/廠商提供)

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命令口吻易破壞情誼,換個方式說還能提升團隊效率

位在管理階層的上班族,一定會有更多不得不「說話」的機會,其中最常見的,就是交辦事情給部屬執行,以及管理團隊進度。許多主管為了彰顯自己的職權及地位,在交辦事情時會使用命令口吻,讓部屬心生不滿,間接降低工作效率,同時對團隊氣氛造成負面影響。

(示意圖/Pixabay)
使用命令口吻,反而間接降低工作效率。(示意圖/Pixabay

如果不用命令口吻,究竟還有什麼方法能讓部屬好好完成任務呢?日本心理學家內藤誼人,曾在《帶人不能用命令,一定要學會「暗示的技術」》中,站在心理學角度推薦管理階層使用「暗示」的技巧,驅使對方按照自己意思行動。

在本書介紹的眾多技巧中,「貼標籤」法則是最易懂又最實用的方式,能讓部屬心甘情願為你做事。例如希望部屬今日能留下來加班,若改掉命令的語氣,改用「貼標籤」法則向部屬表達:「你個性好,工作又認真!今天可以晚一點離開嗎?」將部屬貼上「工作認真」的標籤,一旦部屬發現自己在主管眼中是這樣的人,自然不會拒絕加班的要求。

(圖/廠商提供)
(圖/廠商提供)

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若面對更棘手的狀況,比方說當部屬在對談中情緒失控,身為主管若在此時動怒,很容易讓場面變得一發不可收拾。由國外心理學家與行為科學家合著的《用關鍵對話終結棘手問題》一書,就針對這類情境,設計了解套方式,例如部屬因過度悲傷而失控,可運用同理心來接受對方的行為,再簡單安慰對方一句「沒事了!」拉近雙方距離。

其他如跟部屬商量難以啟齒的問題,或是部屬出現抗拒行為,本書中都有舉出數種適合的溝通方式,讓主管在管理團隊時,可以更順利提升團隊績效,也能培養與部屬間的情誼與默契。

(圖/廠商提供)
(圖/廠商提供)

●好書推薦!《用關鍵對話終結棘手問題》(西恩.李察森博士等 著)→ 帶我去買

在職場上打滾,會說話比會做事重要,有好的能力,還需要好口條才能讓你在職場中如魚得水,升職加薪也不再遙不可及!

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