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20171031-SMG0035-快訊小紅條兒

每天被工作追著跑,壓力大到不想面對!用一張「已完成清單」找回工作自信與動力

待辦清單上的事情永遠都消不完,壓力排山倒海而來,讓人根本不想面對工作。但你知道另外有「已完成清單」,或許更符合生產力與工作效率原則嗎?最後,我們用五個重點分享如何開始第一份「已完成清單」。

什麼是已完成清單?

「已完成清單」( Done List ),聽起來像是自我安慰的產物?彷彿說著:你看你看!我今天完成這些事情,是不是很棒啊!

和你熟知的「待辦清單」( To Do List ) 有什麼不同

已完成清單並不是新把戲,更不是什麼前無古人的作法。早在 2007 年前後就曾有人倡導「反」待辦清單。沒錯!已完成清單確實讓你覺得今天是成功的一天,並且更有動機推使自己不斷往目標前進。

相對於你所熟知的待辦清單,這份已完成清單不會告訴你還有哪些事情沒完成,只會讓你知道哪些事情已經完成,以及整體目標進度。

看自己完成哪些事情,究竟有何意義?

已完成清單有許多原本不會記在待辦清單的重要事項。即使今天有突發事件轉移注意力,你仍舊在已完成清單中知道自己沒有白過,沒有浪費一整天的時間。

除了看到自己完成事項之外,已完成清單也會凸顯你的缺點,推促自我學習和成長的道路。當專注在已完成的事項時,會更清楚知道自己哪裡還不夠。

已完成清單更符合生產力或工作效率的原則

每天觀察自己完成哪些事情 (或未如期完成),我們可以知道自己專注的領域以及習慣。

更重要的是,每天都能在有意義的工作取得進展,這是人之所以能持續保持動力的關鍵原因。

持續微小成功的力量:The Power of Small Wins

哈佛商業評論中 「The Power of Small Wins」一文中,就以科學實證告訴我們,意識到自己完成一件事情,對於心態、心情和生產力有非常大的影響。

累積每個一點點進展,長久就是很大的進步

持續微小成功的力量 ( The Power of Small Wins ),其方法出自於人類的天性,但很少管理者知道並運用在激勵團隊上。在歷史漫漫長河中,如何激勵員工投入早就是許多人討論的話題,包含良好的工作環境、實質報酬誘因、人際關係支持等等,但幾乎沒有人提到持續微小成功的重要性。

一點點的進展或微小成功 ( small wins ),哪怕只是幫成員解決一個問題都是值得的、都是可以讓人有動力的。累積每個一點點進展,長久就是很大的進步。

在工作場域中能夠激勵人的方式裡,最重要的是:每天都能在有意義的工作取得進展,這是人之所以能持續保持動力的關鍵原因。

如果能經常感受到持續有進展的動力,長期來說,人們會有更富創造力、更有工作生產力。

已完成清單,更符合生產力原則

沒什麼事情,比自己完成事情更棒的了。當你大筆一揮地將待辦清單上的事項劃掉,那感覺簡直棒呆了!還有另一種充滿自信的感覺:完成了一件事情,我做到了,接下來看我繼續完成更多。

這不僅僅是效率的問題,每次你完成事情的進展,都無意間和周遭的人以及自己釋放訊息:我是有能力辦到的,我可以完成這些。

建立起自我滿意 (自尊) 的感受,也慢慢增強自我效能感、恢復能力等正面效果。看著昨天完成的事情,是可以促使你今天擁有更高品質的工作,心中的成就感更是心情美麗的催化劑。

*自我效能感 (self-efficacy; 對自身能否利用所擁有的技能去完成某項工作行為的自信程度)

如何製作一份已完成清單呢?

相對來說,待辦清單讓你聚焦在還沒完成哪些事情,當看到待辦清單時只有更多的壓力和失落 (看不到事情進展)。尤其被到期日的期限逼迫,永遠追求尚未完成的事項,而非已經完成的事情。

這裡有幾個方法,幫助你在日常工作中累積自信,體驗工作有進展的感覺:

1. 一個足夠就好的清單

待辦清單裡有一堆事情要完成,其實是你把自己設定是一個失敗的人。一天還沒開始就被壓的喘不過氣,更別說想要工作的動力了。

首先,制定一個剛好足夠的清單,包含今天最可能完成的三到五件事情,即便有臨時突發狀況,還是有時間可以完成它們。

2. 再小的事情都要記下來慶祝

做了一件有意義 (特別是幫助別人) 的事情,無論多小都寫進已完成清單。依據習慣不同,也可以等一天結束再寫清單。一天結束前,看著自己的已完成清單反思,並且慶祝今天所完成的事情!

3. 給自己一點獎勵

將專案進度推到下一個階段、解決一個懸而未決的難題,又或者是完成一個困難的溝通討論,讓自己持續用正面的角度看待工作,用一點點獎勵犒賞自己絕不是壞事!可能是散個步、可能是一杯你最愛的冰咖啡或是和朋友晚餐。

不要到最後全部結束了再開慶功宴,每天都給自己小慶祝的理由,人生和工作效率都會好上許多。

4. 經常性的反思

我喜歡反思更多於反省,原因是這並不是揪出錯誤批判,而是回想自己過去做得好或不夠好的事情。

建議你可以用幾個問題來帶動反思:今天做了什麼事情,是你在未來還想特別記住的?或更有企圖心一點,我明天可以怎麼做,把原本的劣勢轉為優勢?

5. 週五找個十分鐘,回顧這週的戰利品

每天的微小累積,或許沒有太多感覺,但是一週下來累積的戰果可能會相當驚人。看看你這一週產出多少有利公司的成果,將讓你下週一進辦公室時有個完美的心情。

不同方法,達到不同效果

待辦清單和已完成清單,所想解決的問題不盡相同,又或者說每位管理者都在兩者之間求取平衡,小心過猶不及。一份好的待辦清單當然也不容易,你可以前往參考:待辦清單這樣列才有效,成為快樂工作者的高效三步驟,管理你的時間和專注力。

文/曹凱閔

本文經授權轉載自JANDI,原標題:你需要的不是「待辦清單」,而是一張「已完成清單」!

責任編輯/郭丹穎

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